Comment formuler pour prendre RDV ?

À différents moments de la vie, vous aurez besoin d’un rendez-vous. Ces entretiens convenus entre deux ou plusieurs parties s’emploient généralement dans un cadre solennel. Pour de nombreuses personnes, il est très difficile de demander un rendez-vous. La prise de rendez-vous bien que délicate, n’est toutefois pas difficile à mettre en œuvre. Voici ici nos conseils pour bien formuler et prendre RDV.

La formulation, l’élément clé de la prise de rendez-vous

Lors de la rédaction d’une lettre ou d’un courrier, la formulation est d’une importance capitale. Grâce aux récents progrès de la technologie, vous pouvez aujourd’hui prendre rendez-vous par lettre ou par courrier. Vous avez donc le choix entre les solutions numériques et l’approche traditionnelle du papier. Si les usages se sont modernisés et on évolué, les exigences de formulations n’ont pas changé.

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De nombreuses personnes réalisent aujourd’hui des demandes de RDV sans retours. Les destinataires n’y répondent généralement pas, ou le plus souvent y donne une réponse négative. Si cela s’observe de nos jours, c’est principalement en raison de la mauvaise formulation des demandes.

Pour faire plus simple, les demandes de RDV mal formulées ont de grandes chances de ne pas aboutir. Si vous désirez obtenir des réponses positives et favorables à vos demandes, vous devez donc bien les formuler. Heureusement, il est possible d’y arriver en suivant quelques principes tous simples. Bien formuler devient un jeu lorsque vous comprenez comment vous y prendre.

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Mettre le bon ton et bien choisir les mots de sa demande de rendez-vous

La première chose à laquelle vous devez prêter attention lors de la rédaction d’une demande de RDV est le ton. Qui que soit le destinataire, votre courrier doit adopter un ton professionnel. Montrez-vous donc modéré et sérieux dans votre lettre. Il ne s’agit pas d’une lettre familière où vous pouvez vous laissez aller. Ne mettez que les informations nécessaires et utiles.

Pour réussir à imprimer le bon ton à votre courrier, considérez que vous l’enverrez à un supérieur. Il vous sera ainsi plus aisé d’adopter un ton professionnel. Supposez que vous êtes devant la personne à laquelle vous écrivez. Étant donné que c’est vous qui demandez le rendez-vous, vous devez donc rédiger un courrier auquel vous aurez également envie de répondre positivement.

Choisissez des mots sans ambiguïté. Ils doivent exprimer au mieux vos pensées. L’objectif ici est d’avoir de la justesse dans votre communication. Le destinataire doit vous comprendre sans effort. L’astuce pour rédiger des phrases justes est de noter vos idées. Une fois que vous savez ce que vous souhaitez dire, commencez par améliorer les phrases.

Lisez chaque phrase plusieurs fois pour évaluer la présence de sens connoté ou non. Servez-vous au besoin d’un dictionnaire pour peser le sens des mots. A l’aide d’un générateur de synonymes, trouvez les mots les plus appropriés pour rédiger la demande la plus juste possible.

Les formules de politesse, le must à ne pas négliger

Les courriers de demande de RDV peuvent être subdivisés en plusieurs parties. Pour commencer, une première formule de politesse permet de saluer le destinataire. Elle sert à marquer votre estime et votre respect. Elle est à mettre impérativement avant le corps du courrier. Il n’est pas nécessaire de faire compliqué. Penchez pour une formule simple et basique.

Dans le corps de votre rédaction, faites part de vos motivations. Exposez les raisons pour lesquelles vous désirez le RDV. N’hésitez pas à réaliser une brève présentation de vous pour intéresser le destinataire. Il doit sentir la plus-value de l’entrevue avec vous. Une demande bien rédigée doit donner envie au destinataire de vous recevoir en rendez-vous.

N’oubliez surtout pas de proposer le rendez-vous. Votre proposition peut être explicite ou ouverte. Faites comme vous le sentez sur le moment. Le destinataire ne doit pas avoir à réfléchir seul à propos du RDV. C’est pour cela qu’il est important de lui faire des propositions. Au bout des propositions, mettez-vous à la disposition du destinataire. La décision finale doit lui revenir.

Finissez votre demande par une formule de politesse. Sobre et originale, elle peut servir à exprimer vos salutations, des vœux, etc. Elle affirme également l’estime et la considération portées au destinataire de la demande.

Se servir des modèles de prise de rendez-vous disponibles sur le net

La formulation d’une demande de RDV n’est pas aussi difficile qu’elle le paraît. Si vous avez toujours des difficultés à la maîtriser, faites-vous assister. Recherchez sur le net des modèles de prise de rendez-vous. Vous en trouverez des milliers sur des nombreuses plateformes spécialisées. Ils sont bien formulés. En les lisant, vous comprendrez comment il faut s’y prendre.

N’hésitez également pas à télécharger les meilleurs modèles. Vous pouvez les personnaliser avec quelques retouches. Elles seront ainsi adaptées à votre situation. Vous pourrez ensuite les envoyer pour vos différentes demandes de RDV. Vous mettre ainsi toutes les chances de votre côté et pourrez obtenir une réponse favorable.